Untuk Anda yang bekerja di perusahaan startup, mungkin sudah tak asing lagi dengan kegiatan virtual townhall. Townhall adalah kegiatan meeting besar yang diselenggarakan oleh tim manajemen tingkat atas. Tujuannya adalah untuk membagikan update rutin tentang proyek, rencana, dan juga menyelaraskan pekerjaan antar divisi. Meeting ini memberikan kesempatan bagi seluruh tim untuk mendapatkan informasi terkini dan memastikan semua orang berada pada jalur yang sama.
Virtual townhall menjadi semakin penting dalam lingkungan kerja modern, terutama dengan tim yang tersebar di berbagai lokasi. Melalui virtual townhall, perusahaan dapat memperkuat komunikasi, meningkatkan transparansi, dan membangun budaya perusahaan yang inklusif. Dengan teknologi yang tepat dan perencanaan yang matang, virtual townhall dapat menjadi sarana efektif untuk menjaga keterlibatan dan kolaborasi antar karyawan, meskipun mereka bekerja dari jarak jauh.
Agar Virtual Townhall Berjalan dengan Efektif
Berikut adalah hal-hal penting yang perlu dipastikan sebelum melaksanakan virtual townhall;
1. Menentukan Waktu yang Tepat
Karena acaranya digelar secara online atau secara virtual, maka soal tempat bukan suatu masalah. Yang terpenting, bagaimana memilih waktu yang tepat untuk melaksanakan kegiatan tersebut. Apalagi kalau tim terdiri atas para karyawan yang tinggal di zona waktu berbeda.
2. Pastikan Sudah Ada Satu Tujuan Spesifik
Setiap kegiatan meeting pasti ada tujuan apa yang akan dibahas, begitu juga dalam virtual townhall ini. Koordinator kegiatan sebelumnya harus melibatkan penanggung jawab di masing-masing divisi agar nantinya pembahasan lebih terarah.
3. Lakukan Pemeriksaan Menyeluruh Sebelum Kegiatan
Pada hari H kegiatan, cek lagi persiapan acaranya. Lakukan pemeriksaan teknis menyeluruh sebelum memulai kegiatan. Apakah semua kebutuhan teknologi sudah siap, misalnya aplikasi obrolan, konektivitas, dan operator sebagai penanggung jawab. Miliki rencana antisipasi untuk potensi kesalahan teknis dan minimalkan gangguan.
4. Siapkan Agenda Meeting yang Terperinci
Jika sudah ada tujuan dan waktu pelaksanaan yang ditentukan, saatnya buat catatan rencana agenda meeting. Contoh agenda meeting bisa meliputi; pembukaan, sambutan CEO, laporan update masing-masing divisi, sesi tanya jawab, ice breaking, upgrading, dan penutupan.
5. Kirim Catatan Rekap Kegiatan ke Tim Anda
Idealnya kegiatan meeting harus ada catatan yang bisa diakses oleh semua orang di perusahaan. Apalagi jika tidak semua orang bisa datang ke pertemuan ini. Di dalam catatan tersebut, bagikan tentang hasil diskusi yang terjadi selama sesi.
Secara berkala, kegiatan virtual townhall bisa Anda agendakan untuk memberikan apresiasi ke karyawan berprestasi. Setiap karyawan berprestasi atau employee of the month berhak mendapat penghargaan dan hadiah spesial agar mereka semakin bersemangat dalam bekerja. Nah, untuk memberikan hadiah terbaik untuk tim Anda, gunakan platform Yippy sebagai platform dengan fitur yang lengkap untuk mempermudah proses gifting Anda.
